Der AntragsManager
als Lösung für das OZG (Onlinezugangsgesetz)

Präambel und Rahmenbedingungen des OZG

Aufgrund des Online Zugangsgesetzes (OZG) müssen bis Ende 2022 die Beantragung bzw. der „Abruf" von mehr als 300 sogenannten Verwaltungsleistungen durch Kammern gemäss Leistungskatalog des Bundes (Leika) bei Zuständigen Stellen (ZS) online möglich sein. Der Dateninput ist der Antrag bzw. die Anzeige oder Meldung (hier Antrag genannt) eines Antragsstellers. Output der für die Leika-Leistung zuständigen ZS der jeweiligen Organisationen der ÖV ist die Genehmigung oder die Eintragung (aufgrund eines Antrages). Die ZSn müssen also – zumindest was die Antragsannahme angeht– die Antragsformulare nicht nur online zum Download verfügbar machen sondern auch den „Empfangsprozess" dahinter mindestens zum Antragsempfang online darstellen. Dies ist in jedem EU-Land laut EU-Recht in Deutschland für alle Leika-Leistungen bis Ende 2022 verpflichtend umzusetzen. Seit Inkrafttreten des OZG ist bereits über die Hälfte der Zeit vergangen und bisher sind erst wenige der Verfahren online: Die Zeit läuft also sozusagen „weg" und es ist dringender Handlungsbedarf notwendig!

 

 

Der AntragsManager als Lösung

CharismaTeam bietet seit mehr als 16 Jahren Lösungen für Antragsverfahren an, beginnend mit einem OneStopShop zur Abwicklung kompletter Gründungsformalitäten mit dem
CT-Gründungsmanager, über drei Lösungen im Jahre 2009 für den Einheitlichen Ansprechpartner (EU-DLR) in Niedersachsen, Bremen und Mecklenburg-Vorpommern, bis hin zum ersten Gewerbeportal in Rheinland-Pfalz im Jahre 2019.

Die Plattform „AntragsManager"

Der AntragsManager ist eine generische Software und Plattform im Sinne einer sogenannten Low-Code/No-Code Technologie zur Digitalisierung von beliebigen Anträgen (bzw. Anzeigen – weiterhin Anträge genannt) gemäss OZG. Aber nicht nur einzelne OZG-Anträge können abgebildet und für online Abrufe digitalisiert werden (bspw. über ausfüllbare PDFs) sondern der AntragsManager kann auch fachliche Regelwerke abbilden und „Wissen" hinterlegen, um beispielsweise verbundene Leistungen (sogenannte Lebenslagen) direkt in Kombination beantragen zu können. Zudem können auch die sogenannten beizubringenden Dokumente (Nachweise) ausgesteuert und vom Antragssteller direkt mit eingereicht werden. Mit dem AntragsManager kann somit die OZG Stufe 3 direkt erfüllt werden.

Mittels einer ausgefeilten, - seit über 16 Jahren bewährten und sukzessive erweiterten Administrationsoberfläche -können die meisten Einstellungen bin hin zur detaillierten Ausgestaltung einer jeden einzelnen Frage (also einem „Feld" auf einem Antrag) komplett ohne Programmierung vorgenommen werden.

Integriert sind zahlreiche vorkonfigurierte Schnittstellen gemäss XÖV-Standardisierung zur automatisierten Übertragung der Anträge direkt in die Fachverfahren sowie weitere notwendige Konnektoren z.B. auch zu Bezahlmodulen.

Funktionsweise des AntragsManager

Der AntragsManager ist in der Lage, sowohl verschiedenste Arten von einzelnen Anträgen abzubilden als auch diese regelbasiert mit weiteren Anträgen zu verknüpfen und somit Kombinationen von Leika-Leistungen abzubilden. Der Aufbau der Software läßt eine individuelle Aufbereitung eines Fragenkataloges sowie der Anordnung der Fragen über Kategorien zu. So ist es möglich, Formulare „1:1" digital auf dem Bildschirm abzubilden – und nicht nur PDFs ausfüllbar zu machen - und unabhängig von einzelnen Antragsformularen eine Formularübergreifende Logik zu implementieren.

Es ist zudem nicht notwendig, ein herkömmliches (Antrags-)Formular als Basis für die Erfassungsmaske zu nutzen, lediglich die Definition der Fragen und damit der Datenfelder ist erforderlich. Der AntragsManager arbeitet intern ganz ohne herkömmliche Formulare mit der Metaformular-Technologie, so dass jederzeit Anpassungen für die Erhebung von Daten vorgenommen werden können ohne direkt ein Formular anpassen zu müssen. Als Ausgabe der Daten kann jeweils ein Protokoll oder (PDF-)Dokument (PDF/A – Konform) erstellt oder auch ein Formular als ein PDF-Formular ausgefüllt werden. Der Prozess bzw. der Antrag ist jedoch unabhängig vom Formular selbst, so dass die Möglichkeit besteht, z.B. bei bundesweit harmonisierten Dokumenten spezielle (ggf. örtliche, organisationsinterne oder bundeslandspezifische) Fragestellungen hinzuzufügen und dennoch den „gleichen Antrag" nutzen zu können.

Der AntragsManager zeigt sich somit als flexible Basisplattform, die sich ohne Programmieraufwand schnell und individuell auf die jeweiligen Kundenbelange einstellen läßt.

Der AntragsManager als zentrale „SaaS-Komponente zur Digitalisierung von Verwaltungsleistungen"

Der AntragsManager wurde und wird für die OZG-Kompatibilität kontinuierlich weiterentwickelt. Ganz dem Leitspruch unserer Unternehmensphilosophie folgend
„Mach's dem Kunden einfach!" entwickeln wir nicht nur die Software, sondern kümmern uns auch um die Umsetzung von Standards wie Xgewerbeanzeige und andere XÖV-Standards, um jederzeit proaktiv eine robuste und DSGVO-konforme Einbindung von Schnittstellen zu realisieren. Zudem bieten wir die fachliche Pflege von Content / Formularen gemäss der Leika-Leistungen als redaktionelle Zusatzoption an und stellen sicher, dass der Content dauerhaft aktuell bleibt.

Der AntragsManager und die Anforderungen im Rahmen des OZG

Der AntragsManager deckt derzeit die Stufe 3 der Anforderungen des Online-Zugangsgesetzes ab.

Definition von der Homepage:
https://leitfaden.ozg-umsetzung.de/display/OZG/2.2+Digitale+Services+im+Sinne+des+OZG

2.2 Digitale Services im Sinne des OZG
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Das Onlinezugangsgesetz macht dem Wortlaut nach keine Festlegung, wann eine Verwaltungsleistung gesetzeskonform „elektronisch angeboten" ist. Sinn und Zweck des Gesetzes, die Nutzung von Verwaltungsleistungen durch Bürger:innen und Unternehmen zu verbessern, legt aber nahe, dass Online-Leistungen möglichst durchgängig digital und möglichst nutzer:innenfreundlich umgesetzt werden sollen. Das Modell der EU Kommission (Europäische Kommission 2018: eGovernment Benchmark 2018, S. 33) zur Messung der Online-Verfügbarkeit von Verwaltungsleistungen bietet eine geeignete Grundlage für die Klassifizierung von der Online-Verfügbarkeit. Darin werden die Stufen 0 (Offline) bis 4 (Online-Transaktion) unterschieden (siehe Abbildung).

Quelle: https://leitfaden.ozg-umsetzung.de/display/OZG/2.2+Digitale+Services+im+Sinne+des+OZG

Abbildung 7: OZG-Reifegradmodell

Die Stufe 4 kann durch den AntragsManager über die Anbindung an Bürgerportale erreicht werden, in denen bereits Unterlagen des Antragstellers eingepflegt sind bzw. andere Schnittstellen zu Fachverfahren dieses ermöglichen.

Authentifizierung

Als Standardeinstellung sieht der AntragsManager eine einfache Registrierung mit einem sofortigen Beginn der Antragstellung vor. Die persönlichen Daten können bei der Einreichung der Dokumente dann z.B. ergänzend über einen eingescannten Personalausweis belegt werden.

Die Identität kann zudem mit vorhandenen Standards ergänzt werden, z.B. durch eine Anbindung an ein Bürgerportal, die Einbindung der AusweisApp2 oder auch Verfahren wie WebID und Postident.

Die aufgeführten Verfahren bieten offene Schnittstellen an, die Nutzung der Dienste ist teilweise kostenpflichtig.

Unterschriften

Für viele Antragsverfahren ist das Unterschriftenerfordernis im ungeklärten Zustand. Wir gehen davon aus, dass uns dieses Thema auch weiterhin begleiten wird und haben daher ein eigenes einfaches Verfahren für die Unterzeichnung entwickelt. Über das Scannen eines QR-Code wird das Smartphone zum Unterschriftenpad und liefert die gewünschten Daten verschlüsselt an den AntragsManager.

Beizubringende Dokumente

Zu jedem Antrag sind alle beizubringenden Dokumente hinterlegt, so dass Fallbezogen online zum Upload nur die Dokumente vom Antragssteller abgefordert werden, die Fallbezogen benötigt werden. So wird z.B. der Gesellschaftervertrag nur bei den entsprechenden Gesellschaftsformen angefordert.
Die Pflege der Daten erfolgt im Backend des Systems.

Plausibilitätsprüfungen

Der AntragsManager prüft bereits viele Eingabefelder auf plausible Daten. Altersabfragen, Erforderliche Folgefragen bei Angaben zu einer GmbH bspw. Handelsregister oder auch die Aufforderung zu weiteren Unterlagen sind enthalten. Vor der Übergabe von Daten an andere Systeme kann ein Plausibilitätstool auf noch erforderliche Antworten aufmerksam machen. Für die Übersendung von Gewerbedaten setzen wir wie unter Xgewerbeanzeige.de definiert, die Schematron-Prüfung ein.

Bezahlung / Zahlsysteme

Als Standard bieten wir eine Schnittstelle zu Paypal an. Über Gebühren und Vertragsarten (Onlinezahlung, Lastschrift, Kreditkarte) informieren Sie sich bitte direkt bei Paypal.
Unkompliziert ist auch die Anbindung anderer Zahlsysteme, da dafür meistens standardisierte Schnittstellenbeschreibungen vorliegen.

Schnittstellen

Im AntragsManager sind folgende Schnittstellen modular enthalten:
- OSCI-Anbindung
- EGVP-Postfach
- ODAV-Schnittstelle über Webservice
- Uniplus per OSCI-Anbindung
- Paypal
- KommWis über WebService (Xgewerbeanzeige)
- MGewerbe
- WZ-Modul zur Vorhabensklärung / Abgrenzung der Tätigkeit
- AusweisApp2 (ab Juni 2021)

Der AntragsManager verfügt über neueste Techniken zur Anbindung von Schnittstellen. Die technische Anbindung ist zumeist kein Problem; zeitintensiver ist die fachliche Abstimmung. Aus diesem Grund versuchen wir, möglichst zeitnah aktuelle Themen aufzunehmen und umzusetzen, so dass auch bei Anbindung von harmonisierten Datenfeldern z.B. aus FIM keine zusätzlichen Aufwände beim Kunden entstehen.

Kommunikation über E-Mail

Dokumente können auch per E-Mail an empfangende Stellen gesendet werden. Der Antragsteller muss dafür eine Einverständniserklärung geben. Einige empfangsberechtigte Stellen freuen sich bereits seit Jahren über diese unkomplizierte Übersendung der Daten.

In einigen Systemen wird dem Antragsteller ermöglicht, per E-Mail mit seinem zugeordneten Ansprechpartner bei Fragen oder Terminabsprachen direkt in Kontakt zu treten.

Contentpflege und fachliche Weiterentwicklung

CharismaTeam setzt seit 2005 auch die Fachlichkeit für Antragssysteme um und pflegt bundesweit für viele Kammern und Einheitliche Ansprechpartner den Fachcontent. CharismaTeam ist in einigen Gremien zur Weiterentwicklung vertreten und informiert seine Kunden per Newsletter über neue Vorgaben und zu Softwareanpassungen (z.B. Xgewerbeanzeige).

Unser Service

Kunden können sich auf eine gute Betreuung durch uns verlassen. Wir bieten FullService bei allen Projekten an und betreuen Sie auch, wenn die Themen komplizierter sind oder werden.
Wir erfüllen seit 2009 kontinuierlich EVB-IT Verträge, die u.a. bis hin zu Landesministerien abgeschlossen wurden und werden.
Wir nennen ihnen gerne Referenzen und Ansprechpartner.

Datenschutz

Unsere Softwareapplikationen verfügen generell über verschiedene individuelle Einstellungen zum Datenschutz, so dass wir die Anforderungen der DSGVO vollends erfüllen. Persönliche Daten können in vorgegebenen Zeiträumen anonymisiert werden, anonyme Statistiken zur Erfolgsmessung werden beibehalten.
Unsere Systeme nutzen nur Cookies, die zur technischen Zurverfügungstellung erforderlich sind.

Unser Datenschutzbeauftragter im Hause überwacht in regelmäßigen Abständen die Weiterentwicklung der Systeme.

 

 

 

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