Welcome Center

Das WELCOMECENTER Hessen wird als wird als Gemeinschaftsprojekt des Landes und der Regionaldirektion Hessen der Bundesagentur für Arbeit/ Agentur für Arbeit Frankfurt am Main in Kooperation mit der Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main betrieben (https://soziales.hessen.de/presse/pressemitteilung/verbesserung-der-willkommenskultur). Die CharismaTeam GmbH stattet das WelcomeCenter seit Anfang 2014 mit individueller Software auf Basis des adaptiven Fallmanagementsystems „falego“ für die Verfahrensabwicklung aus.

Die falego-Fachverfahrenslösung für WelcomeCenter unterstützt optimal das Dienstleistungsangebot der WelcomeCenter und kann einfach und ohne großen Aufwand auf die individuellen Belange des jeweiligen WelcomeCenters angepasst werden.

Mit Hilfe einer individuell anpassbaren Benutzeroberfläche können alle ablaufrelevanten Informationen z.B. aus der Erstkontaktaufnahme und während der gesamten Betreuungsphase (telefonisch, persönlich etc.) wiederkehrend aufgenommen werden. Mit Statusinformationen kann der Benutzer bzw. Fachkräftevermittler/betreuer einen sofortigen Überblick über den aktuellen Sachstand des Vorgangs und die bereits eingepflegten Informationen erlangen.

Durch eine jederzeit aktuelle Ablaufliste lässt sich auch nachverfolgen, wann welche Informationen durch wen erfasst wurden. Das ermöglicht einen Überblick über den genauen zeitlichen Ablauf der Vorgangshistorie  und entspricht den E-Governmentvorgaben der elektronischen Aktenführung. Vorgänge können so jederzeit und von jedem autorisierten Benutzer weiterbearbeitet werden. Zeitverlust, doppelte Arbeit und fehlerhafte Fallbearbeitung können so vermieden werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

Die Informationserfassung erfolgt mit einer einheitlichen jederzeit anpassbaren Datenerfassungsmaske.

 

Zu jedem Zeitpunkt können Dokumente hochgeladen und so dem Vorgang zusätzliche Informationen zugeordnet werden.

 

Vorgänge können kontinuierlich bearbeitet werden, auch wenn z.B. ein Sachbearbeiter krankheitsbedingt ausfallen sollte. Statusanzeigen informieren jederzeit über den weiteren durchzuführenden Schritt. Auch eine Ad-Hoc-Bearbeitung ist ohne Qualitätsverlust möglich. Das falego System ist modular aufgebaut und bietet darüber hinaus viele weitere Kernfunktionalitäten für die Sachbearbeitung und wird im WelcomeCenter z.B.  ergänzt durch automatische Evaluationen (Statistiken), wobei beliebige Felder auswertbar sind sowie Wiedervorlagen, Fristenüberwachung, E-Mail-Integration, Bescheiderstellung und die Unterstützung beliebiger Workflows. Das gesamte System ist durch reine Konfiguration einfachst auf andere regional tätigen WelcomeCenter anpassbar, so dass es praktisch sofort nach Beauftragung eingesetzt werden kann.